Senin, 26 November 2012

PROPOSAL



BAB I
PENDAHULUAN




1.1   Latar Belakang
Seperti yang kita ketahui, semua perusahaan baik perusahaan swasta ataupun perusahaan pemerintah bahkan pabrik maupun organisasi pasti melakukan kegiatan administrasi.
Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya.
Produk-produk kantor tersebut sangatlah berguna bagi perusahaan. Semakin besar dan majunya perusahaan maka produk-produk kantor tersebut akan terus bertambah sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan.
Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan sistem kearsipan yang baik. Arsip-arsip yang dimiliki oleh bagian administrasi tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip-arsip tertentu yang harus dimusnahkan atau dipindahkan menjadi arsip inaktif.
Dalam kegiatan pengarsipan, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Apalagi untuk arsip yang 90% masih terus digunakan dalam pekerjaan kantor. Harus disimpan dengan baik agar dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
Namun dalam kenyataannya masih banyak perusahaan yang belum melakukan penataan arsip dengan baik sehingga dapat menyulitkan perusahaaan itu sendiri ketika memerlukan informasi yang terdapat di dalam arsip tersebut.
Jika sistem penyimpanan arsip dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Namun sebaliknya, jika sistem penyimpanan arsip kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Dan semua itu dapat menghambat perkembangan perusahaan.

Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis menyusun tugas akhir berjudul ”TINJAUAN TERHADAP SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI PT ELNUSA DIVISI ELNUSA GEOSAINS”.


1.2   Perumusan Masalah
            Didalam Laporan Tugas Akhir ini akan dibahas mengenai :
  1. Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
  2. Tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
  3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains


1.3   Tujuan Penulisan
Tujuan Penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah :
  1. Mengetahui sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
  2. Mengetahui tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
  3. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains.


1.4   Manfaat Penulisan
Manfaat Penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
a. Bagi Pembaca :
  • Menambah pengetahuan dalam bidang kearsipan.
  • Memperkaya kajian ilmu administrasi khususnya dalam bidang kearsipan.
b. Bagi Penulis :
  • Mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari.
  • Mengembangkan kreativitas penulis dalam penerapan ilmu dimasyarakat.


1.5   Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam memperoleh data-data untuk menyusun tugas akhir ini adalah:
a.       Studi Kepustakaan
Yaitu untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dari sumber kepustakaan dan berbagai media yang relevan dengan permasalahan yang diteliti.
b.      Studi Lapangan
Dalam hal ini penulis menggunakan metode observasi, yaitu dengan mengamati kejadian sehari-hari yang telah dialami dimana setiap kejadian ditulis secara sistematika melalui pengamatan terhadap hal-hal yang dianggap menarik.

1.6  Sistematika Penulisan
Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari beberapa bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam pendahuluan ini membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. Sistematika penulisan yang berisi mengenai struktur penulisan tugas akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI
            Landasan teori berisi teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk membandingkan kondisi perusahaan dengan kondisi yang seharusnya.

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
            Gambaran umum perusahaan mengemukakan sejarah, struktur organisasi perusahaan dan aktivitas perusahaan.

BAB IV PEMBAHASAN
            Didalam bab pembahasan ini dikemukakan analisis terhadap masalah yang dibahas dan interpretasi terhadap fenomena yang ditemukan pada saat PKL dan membandingkannya dengan Landasan Teori. Selain itu, dapat juga dianalisis kendala-kendala yang dihadapi sehubungan dengan topik bahasan serta solusi pemecahannya.

BAB V PENUTUP
            Didalam bab ini berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah pernyataan hasil analisis atau pembahasan yang dilakukan di dalam bab-bab isi. Kesimpulan merupakan jawaban permasalahan yang dikemukakan dalam bab pendahuluan.
            Dan pada bagian akhir penutup dikemukakan saran-saran yang dirasa perlu disampaikan kepada pembaca berkenaan dengan pembahasan masalah. Dan saran tersebut harus didasarkan pada data hasil pembahasan dan juga kesimpulan.

DAFTAR PUSTAKA
            Daftar pustaka adalah daftar buku-buku referensi yang digunakan penulis sebagai acuan di dalam pembahasan laporan tugas akhir.