BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Seperti yang kita ketahui, semua
perusahaan baik perusahaan swasta ataupun perusahaan pemerintah bahkan pabrik
maupun organisasi pasti melakukan kegiatan administrasi.
Dalam kegiatan administrasi yang
dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk seperti surat, formulir, dan laporan.
Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima,
mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya.
Produk-produk kantor tersebut sangatlah berguna
bagi perusahaan. Semakin besar dan majunya perusahaan maka produk-produk kantor
tersebut akan terus bertambah sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan.
Agar kegiatan administrasi dapat berjalan
lancar dan teratur maka diperlukan sistem kearsipan yang baik. Arsip-arsip yang
dimiliki oleh bagian administrasi tidak semuanya akan terus digunakan. Ada
arsip-arsip tertentu yang harus dimusnahkan atau dipindahkan menjadi arsip
inaktif.
Dalam kegiatan pengarsipan, terutama dalam
proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional
juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat dengan mudah
ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Apalagi untuk arsip yang 90% masih
terus digunakan dalam pekerjaan kantor. Harus disimpan dengan baik agar dapat
ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
Namun dalam kenyataannya masih banyak
perusahaan yang belum melakukan penataan arsip dengan baik sehingga dapat
menyulitkan perusahaaan itu sendiri ketika memerlukan informasi yang terdapat
di dalam arsip tersebut.
Jika sistem penyimpanan arsip dalam bagian
administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan
dengan lancar. Namun sebaliknya, jika sistem penyimpanan arsip kurang
diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini
dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan
tidak diketahui keberadaannya. Dan semua itu dapat menghambat perkembangan
perusahaan.
Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis
menyusun tugas akhir berjudul ”TINJAUAN TERHADAP SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
DINAMIS AKTIF DI PT ELNUSA DIVISI ELNUSA GEOSAINS”.
1.2
Perumusan Masalah
Didalam
Laporan Tugas Akhir ini akan dibahas mengenai :
- Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
- Tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
- Kendala-kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
1.3
Tujuan
Penulisan
Tujuan Penulisan Laporan Tugas Akhir ini
adalah :
- Mengetahui sistem penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
- Mengetahui tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains
- Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam penyimpanan arsip dinamis aktif di PT ELNUSA Geosains.
1.4
Manfaat Penulisan
Manfaat Penulisan Laporan Tugas Akhir ini
adalah sebagai berikut :
a. Bagi Pembaca :
- Menambah pengetahuan dalam bidang kearsipan.
- Memperkaya kajian ilmu administrasi khususnya dalam bidang kearsipan.
b. Bagi Penulis :
- Mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari.
- Mengembangkan kreativitas penulis dalam penerapan ilmu dimasyarakat.
1.5
Metode
Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam memperoleh
data-data untuk menyusun tugas akhir ini adalah:
a. Studi Kepustakaan
Yaitu untuk memperoleh
aspek-aspek teoritis dari sumber kepustakaan dan berbagai media yang relevan
dengan permasalahan yang diteliti.
b. Studi Lapangan
Dalam hal ini penulis
menggunakan metode observasi, yaitu dengan mengamati kejadian sehari-hari yang
telah dialami dimana setiap kejadian ditulis secara sistematika melalui
pengamatan terhadap hal-hal yang dianggap menarik.
1.6
Sistematika Penulisan
Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri
dari beberapa bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam
pendahuluan ini membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah,
tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. Sistematika
penulisan yang berisi mengenai struktur penulisan tugas akhir ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Landasan
teori berisi teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk membandingkan
kondisi perusahaan dengan kondisi yang seharusnya.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Gambaran
umum perusahaan mengemukakan sejarah, struktur organisasi perusahaan dan
aktivitas perusahaan.
BAB IV PEMBAHASAN
Didalam
bab pembahasan ini dikemukakan analisis terhadap masalah yang dibahas dan
interpretasi terhadap fenomena yang ditemukan pada saat PKL dan
membandingkannya dengan Landasan Teori. Selain itu, dapat juga dianalisis
kendala-kendala yang dihadapi sehubungan dengan topik bahasan serta solusi
pemecahannya.
BAB V PENUTUP
Didalam
bab ini berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah pernyataan hasil
analisis atau pembahasan yang dilakukan di dalam bab-bab isi. Kesimpulan
merupakan jawaban permasalahan yang dikemukakan dalam bab pendahuluan.
Dan
pada bagian akhir penutup dikemukakan saran-saran yang dirasa perlu disampaikan
kepada pembaca berkenaan dengan pembahasan masalah. Dan saran tersebut harus
didasarkan pada data hasil pembahasan dan juga kesimpulan.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar
pustaka adalah daftar buku-buku referensi yang digunakan penulis sebagai acuan
di dalam pembahasan laporan tugas akhir.